Onboarding

par | 10/06/2021 | Conseils pratiques

L’onboarding en télétravail peut-il être efficace ? 💻

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Ok la vie reprend son cours… Vous trouvez qu’on est à côté de la plaque, que cet article aurait dû être publié aux prémices de la COVID-19 ?

Attention, n’oubliez pas que certain·e·s d’entre vous ont toujours recours au télétravail. L’onboarding peut donc être à la fois fait en présentiel et à distance. Ces conseils et ces pratiques pourront toujours vous servir, gardez-les sous le coude dans le cas où vous auriez besoin d’un plan B. 😬

Petit rappel sur le sujet 🧠

Avant de se lancer dans la lecture de cet article, rappelons-nous ce qu’est “l’Onboarding” 😅 !

🇬🇧 Ce terme est un mot anglais qui signifie tout simplement “intégration”;

On l’utilise dans les Ressources Humaines lorsqu’on évoque l’intégration d’un·e nouveau·nouvelle collaborateur·trice. Cette personne peut être également un·e stagiaire ou un·e apprenti·e 👩🏻‍🎓.

En résumé, c’est le parcours vécu par un·e nouvelle·nouveau recru·e dans l’entreprise à partir : 👉🏻 de son embauche, jusqu’à la prise en main totale de ses missions 🔚.

Cette période doit être bien vécue par la personne concernée afin de lui permettre une bonne prise de poste et de lui garantir un certain bien-être dans votre structure.

Il ne faut pas croire que “l’Onboarding à distance c’est comme l’Onboarding en présentiel” ! C’est faux, il faut adaptez votre processus d’intégration si vous pratiquez le télétravail… 👀

Voici les ingrédients pour réaliser un onboarding au top 👩🏻‍🍳

Ces actions sont à mettre en place lorsque vous accueillez un·e stagiaire par exemple. Mais elles peuvent bien évidemment être utilisées pour un·e collaborateur·ice quelconque, il suffira juste de les réadapter.

Surpassez-vous dans l’Onboarding de votre stagiaire 🚀

Soignez l’intégration de votre recru·e en étant attentif·ve à plusieurs éléments :

  • Envoyez quelques emails à vos nouveaux collaborateurs pour les préparer comme envoyez des documents permettant d’expliquer les valeurs, le fonctionnement de votre structure ou les outils qu’ils seront amenés à utiliser;

✅ Bonne pratique : vous pouvez faire une compile de toutes ces informations ultra-importantes à savoir avant leurs arrivées grâce à un “E-Book” par exemple sous forme de Powerpoint, Word ou même de vidéos.

  • Dans le cas où cela est possible, faites venir votre stagiaire dès son premier jour en entreprise afin qu’il vous rencontre “réellement” au moins une fois si ce n’est pas encore le cas;

Au quotidien, soyez stratégique et consciencieux 🧠

  • Si le présentiel peut s’exercer au sein de votre structure, privilégiez les profils “juniors” pour être dans les locaux voire même tous les nouveaux membres.

💡A garder en tête : les jeunes ont besoin de se sociabiliser et de sortir de leur domicile. Les stagiaires, les alternants sont des personnes à privilégier puisqu’ils sont souvent amenés à travailler dans leur chambre voire même leur “mini-studio” ou encore dans une superbe collocation qui peut se transformer en salle de jeux.

Bonne pratique : L’objectif d’un stage ou d’un apprentissage est de faire découvrir le monde professionnel. De chez soi, à 100% en télétravail ceci ne montre pas la réalité et la vie quotidienne que peut avoir en temps normal un·e collaborateur·ice. D’autant plus que l’école se passe déjà en Visio-conférence, vous avez un rôle dans leur orientation professionnelle. Il faut motiver ces jeunes et éviter la dépression et le mal-être de ces générations qui seront peut-être vos futur·es collaborateur·ices, qui sait ? 👀

Continuer de les former

Un stagiaire est dans votre entreprise pour apprendre, ce qui fait que vous devez les accompagner dans le développement de leurs compétences.

  • Partagez leur des formations en ligne;
  • Prévoyez un temps d’échange hebdomadaire afin de faire l’état des lieux sur ses missions, sa santé mentale, ses problématiques….;
  • Partagez leur une to-do-list aves des deadlines.

Bonnes pratiques : Utilisez une to-do-list est un bon compromis pour que l’étudiant·e puisse organiser sa semaine et avoir une sensation “d’actions à faire”. Petit à petit, délaissez ce fonctionnement une fois que votre stagiaire maîtrise ses missions.

👀 Ces informations sont confirmées via le témoignage de Side.co, un peu plus loin dans l’article.

💡 En période de télétravail, il est important de leur communiquer toutes les ressources dont ils pourraient avoir besoin. Il ne sont pas physiquement présents et peuvent avoir des difficultés à communiquer et à demander de l’aide. Soyez prévoyant·e et attentif·ve à leurs besoins.

  • Manager en faisant des feedbacks réguliers.

Bonnes pratiques : votre stagiaire pourra évoluer rapidement et se sentir réellement suivi par son propre manager. Il est important de faire des feedbacks positifs ou négatifs afin que le stagiaire puisse se corriger et cela peut jouer sur sa motivation professionnelle.

Deux professionnelles témoignent de l’Onboarding de leurs stagiaires

side.co

“Side transforme l’univers du travail temporaire grâce à une plateforme d’intérim en ligne qui sélectionne les meilleurs profils et automatise les démarches administratives 24/7”.

Side.co

Il y a quelques mois, nous avons échangé avec deux collaboratrices de l’entreprise. Elles nous ont partagé leurs organisations et procédures pour accueillir des jeunes en stage de 14 à 25 ans en période de télétravail.

Témoignage de Holy autour de l’accueil d’un jeune en stage découverte

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Holy, fait partie de l’équipe produit et a reçu un élève de 3ème en décembre dernier. Afin de pouvoir lui faire vivre un bon stage, Holy lui a planifié sa semaine entière.

Intégrer le stagiaire en présentiel : Processus d’Onboarding

Holy confirme nos précédents conseils. Elle a invité le stagiaire à se rendre à l’entreprise dès son premier jour de stage. Le stage s’est déroulé pendant le second confinement, les collaborateurs étaient quasiment tous en télétravail. Holy indique que comme elle était sa “maître de stage”, elle souhaitait lui :

  • faire visiter los locaux;
  • faire rencontrer les collaborateur·ice·s sur site;
  • transmettre le matériel comme un ordinateur s’il en avait besoin;
  • donner les ressources nécessaires;
  • expliquer le programme de la semaine;
  • et qu’ils partagent un déjeuner ensemble pour apprendre à se connaitre.

Lui faire rencontrer les différents interlocuteurs nécessaires

Holy avait prévu de faire rencontrer à son stagiaire différentes personnes de son équipe avec qui elle travaille directement. Ces rencontres se sont faites à distance grâce à son ordinateur et le stagiaire était en “one-to-one” autrement dit en face à face.

Pour des métiers avec des responsabilités importantes, Holy prévoyait un échange de 45 minutes. Pour le reste de son équipe c’était plutôt un échange de 30 minutes.

Afin que son stagiaire ait une vision d’ensemble de Side.co, Holy avait tout de même planifié des rencontres avec le CTO, un autre fondateur de la structure puis une personne en marketing et en finance.

Les bonnes pratiques selon Holy :

Pour continuer à accueillir des stagiaires malgré le télétravail, il faut adapter l’emploi du temps du stagiaire. Les journées sont bien remplies et les nombreuses visioconférences peut-être rapidement fatiguantes.

Par exemple, pour son stagiaire, elle avait organisé un stage sur 3 jours. Elle partage également qu’il peut être possible d’étaler le stage en faisant des journées plus allégées.

D’autre part, Holy indique qu’il faut intégrer le stagiaire à sa vie quotidienne au sein de l’entreprise. Holy a invité son stagiaire a une réunion. Malgré le fait que cela soit compliqué à suivre, il est important d’intégrer le jeune dans ses tâches afin qu’il puisse se sentir à l’aise, bien accueilli et qu’il puisse se faire une idée du milieu professionnel.

Prendre un temps pour le départ de son stagiaire 👋🏼

Il est important de faire le bilan sur l’expérience d’un·e stagiaire, peu importe le fait qu’on soit en présentiel ou en télétravail. Pour se faire, Holy avait prévu, le dernier jour du stage de son élève de 3ème, 30 minutes de visioconférence avec toutes les personnes qu’il avait pu rencontrer, pour :

  • faire un bilan, de ce qu’il a pu retenir, et il en a profité pour partager “un avant goût” de son rapport de stage à l’ensemble des collaborateurs.

💡A l’issu de cet échange, le jeune a pu transmettre ses retours concernant son apprentissage et ce qui a pu l’étonner. Cela peut être une façon pour le jeune de faire son feedback sur son stage et de vous aider à vous améliorer dans vos prochaines vagues d’accueil de stagiaires. Mais également de discuter de sujets informels avant de vous quitter.

Témoignage d’Anaïs autour de l’accueil d’étudiants post-bac

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Anaïs est manager dans le département des finances, elle partage son retour d’expérience concernant l’onboarding et le management de son stagiaire.

L’accompagnement progressif

Selon elle, ce qui marche bien c’est l’accompagnement progressif sur les différents sujets sur lesquels le stagiaire sera amené à travailler. Anaïs a déjà essayé de faire “une passation express”. Selon elle, ce fonctionnement crée beaucoup de confusions pour la personne accueillie. Elle préfère que le·la jeune “s’ennuie un peu au début”, et vienne la voir pour augmenter la cadence.

Le fait de faire 1 jour 1 sujet permet de s’assurer que le stagiaire le maîtrise parfaitement. Dès que c’est le cas, il est alors possible de passer à la suite.

Cette manière de faire est propre au télétravail. Il faut se mettre à leur place ce n’est pas évident pour un·e stagiaire, nouveau dans le monde du travail d’aller à la rencontre d’autres collaborateurs qu’ils·elles n’ont jamais rencontré.

Organiser les rencontres de son·sa stagiaire

“Pour cela, je fais en sorte qu’il y ait toujours quelques minutes de rencontres informelles sous forme de visioconférences. L’objectif est que mon·ma stagiaire rencontre au moins pendant 15 minutes toutes les personnes avec qui elle·il sera amené·e à travailler en direct pendant les deux premières semaines.

Autour de cet échange chacun se présente et mentionne sa place au sein de la structure, ce qu’il y fait ou encore ce qu’il va faire. Ils peuvent parler de leurs hobbies, de leur parcours et encore se poser des questions sur d’autres thématiques… “

Former les jeunes au télétravail et leur partager les bonnes pratiques 💻

Anaïs pense qu’accueillir un·e étudiante en télétravail et en fin d’études, peut sembler un peu plus complexe. Il faut imposer un cadre dès le début.

AnaÏs explique que “par exemple, un·e jeune peut juger que de 23H00 à 00H00, il·elle peut finir ses tâches. Selon, le·la jeune il peut penser que c’est une bonne démarche. Malgré les résultats qu’il·elle peut avoir, le manager doit être clair dans les règles du télétravail.”

A l’issu de cette remarque nous vous conseillons de prévoir une formation pour vos stagiaires sur le télétravail.

Notez que c’est une nouvelle méthode de travail, il semble important de prendre du temps pour leur partager des bonnes pratiques à ce sujet.

[💥Soyez à la page ] Si vous avez manqué nos précédents articles, voici notre petite checklist. 

Dans la saga RH :

1️⃣ Comment recrutez un·e stagiaire ? 

2️⃣ Faire passer un entretien d’embauche 

3️⃣ La méthode de recrutement : un axe stratégique pour votre marque employeur

4️⃣ Donnez une réponse négative à une candidature 

5️⃣ Le modèle de réponses négatives

Dans nos témoignages  – instructifs –  : 

1️⃣ Générations Y et Z : Qu’attendent-ils du monde professionnel ?

2️⃣ Un·e professionnel·le en un coup d’oeil 

3️⃣ Le télétravail : avantages & inconvénients

4️⃣ Des stages de découverte : 100% en ligne

5️⃣ Le monde des Ados

Pour découvrir tous nos conseils d’accueil un·e jeune dans votre entreprise, en temps réel, RDV sur notre groupe Linkedin : Stagiaires : mode d’emploi ✅

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